Digital bogføring: det skal du vide

Den 1. juli træder de nye krav om digital bogføring i kraft. Det betyder at samtlige transaktioner samt salgs- og købsfakturaer skal bogføres og opbevares digitalt i virksomheder karakteriseret som A/S og ApS. Sådan skriver Dansk Industri på deres hjemmeside.

Virksomhedsguiden har lavet et overblik for at lette overgangen for virksomhederne til digital bogføring. Dansk Industri fremhæver særligt anbefalingen om at virksomhedens ansvarshavende orienterer sig i god tid om de nye krav og oplærer personalet i de nye systemer og processer i forbindelse med overgangen til digital bogføring.

De nye regler for digital bogføring

Først og fremmest skal du tage stilling til om din virksomhed overhovedet bruger et bogføringssystem. Hvis du bogfører manuelt, fx i Excel, skal du anskaffe dig et digitalt bogføringssystem eller bruge en bogføringsvirksomhed. Efter de nye regler træder i kraft er det nemlig ikke længere lovligt at bogføre manuelt.

Hvis du bruger en bogføringsvirksomhed, har denne pligt til at bogføre i henhold til de gældende regler på området. Du behøver derfor ikke at foretage dig yderligere. 

Hvis du derimod bruger et digitalt bogføringssystem allerede, skal du være opmærksom på om der er tale om et registreret standard bogføringssystem eller et specialudviklet bogføringssystem.

Hvis der er tale om et registreret standard bogføringssystem, skal du ikke foretage dig noget, da udbyderen af systemet sørger for at det er ajour i forhold til Erhvervsstyrelsens krav.

Bruger din virksomhed derimod et specialudviklet bogføringssystem, skal du enten opdatere dit system eller anskaffe et nyt. Det er fuldt ud lovligt at bruge et specialudviklet bogføringssystem, men du skal være opmærksom på, at det er dit eget ansvar at holde det opdateret så kravene er opfyldt.

Du kan finde Virksomhedsguidens liste over registrerede standardsystemer her.

Hvis dit system ikke er på listen, kan du kontakte din udbyder for at sikre dig, at dit system ikke blot er i gang med at overgå til de registrerede standard bogføringssystemer.

Husk bilagene

Bilagene er dokumentation for virksomhedens transaktioner, og dermed dens udgifter og indtægter. Det er lovligt at have en bogføringsvirksomhed til at varetage din bogføring, men det er dit ansvar at sikre at transaktioner og bilag registreres i bogføringssystemet og at de opbevares sikkert. Derudover skal du sørge for at der findes passende procedurer for at sikre bilagene mod fx tyveri og brand.

Hvis bilagene indeholder samtlige af følgende oplysninger, skal de opbevares digitalt: Udstedelsesdato, leverancens art, beløb, afsender og modtager, oplysning om momsbeløbets størrelse og betalingsoplysninger.

Hvis ikke bilaget indeholder alle seks ovenstående oplysninger, behøver virksomheden ikke at bogføre den digitalt. Den skal dog stadig opbevares på en betryggende måde i fem år.

De to undtagelser til den digitale bogføring af bilag er kassestrimler fra et salgsregistreringssystem samt bilag der kun findes fysisk og som er modtaget i forbindelse med transaktioner af varer og tjenesteydelser i udlandet.

Du kan læse mere om reglerne for bilag i forbindelse med digital bogføring her.

Her kan du læse mere om digital bogføring på Virksomhedsguiden.

IDL