Bogføringsloven: De nye krav giver en klar fordel

Det er sikkert langt de fleste bekendt, at der er indført en ny bogføringslov for alle danske virksomheder. Hvad mange derimod ikke er helt sikre på er, hvordan de skal håndtere den nye lov, og hvad de konkret skal gøre for at leve op til lovens bogstav. Ikke mindst fordi mange frisører, kosmetologer og andre i beautybranchen er kreative mennesker, der godt kan have en smule berøringsangst, når det kommer til regnskab.

Det, loven ganske enkelt handler om, er, at hvor det tidligere var virksomhedsejerne, der havde ansvaret for virksomhedens it-data, er det ifølge den nye lovgivning virksomhedens it-udbyder, der har ansvaret for, at alle regnskabsdata er let tilgængelige for de relevante myndigheder.

Det vil sige, at hvor virksomheden eksempelvis tidligere havde sine bilag liggende på deres computer, dropbox eller fysiske ringbind, der kun kunne tilgås af virksomheden selv, skal bilag og fakturaer fremadrettet ligge hos it-udbyderen. Samtidig er det et krav, at man både skal kunne sende og modtage e-fakturaer fra sit system og at man nemt kan flytte sit regnskab fra et økonomisystem til et andet.

Det kræver naturligvis at it-sikkerheden er i top hos leverandørerne af regnskabsprogrammer, og derfor kræves det en certificering fra Erhvervsstyrelsen. Den fik Admind forleden som én af de eneste brancherelevante udbyder af regnskabsprogrammer i Danmark. Forud for certificeringen ligger desuden en ISAE 3000 certificering, der netop omhandler datasikkerhed.

”Vi er utroligt glade for, at vi efter over et års arbejde med at få certificeringen, nu har den i hus”, lyder det fra Christian Sanggaard og Martin Brandt fra Admind, der har arbejdet med booking- og regnskabsprogrammer til beautybranchen siden 2003, og har skabt et system, der er tilpasset netop den branche.

”Det vi ofte ser er, at frisørerne er kreative mennesker, der brænder for deres fag. Det betyder, at de ”glemmer” at tjene penge på omkostningsdelen”, siger Christian Sanggaard, og forklarer, at mange ser på, om de kan spare 100 kr. om måneden på et kasse- og bookingsystem og glemmer, at de kan barbere 15.-20.000 kr. af bogholder- og revisorregningen, hvis de vælger en samlede løsning. Og det regnestykke går jo ikke op.

Han fortæller også, at 70 pct. af de frisører, kosmetologer med videre, der benytter Adminds bookingsystem, også bruger regnskabsprogrammet.

Det er nemt at håndtere for alle

Spørger man virksomhedsejerne i beautybranchen, vil langt de fleste sige, at regnskaber er hadeopgave nr. 1. Derfor har Admind igennem årene arbejdet hårdt på at gøre opgaven så enkel og overskuelig som overhovedet muligt.

Faktisk er det så let, at alle bilag; bon’er for kaffe, blade, inventar og andet scannes med en app, og herefter vælger man en udgiftsbeskrivelse som matcher og betalingsform. Så er regningen bogført.

Fakturaer, der kommer på mail, trækkes direkte fra mailens indbakke over i Admind, der ud fra CVR-nummeret kan genkende leverandøren, hvis man tidligere har bogført en regning fra samme leverandør og gennemskue, hvilken type udgift, der er tale om; husleje, inventar, telefon m.v. Fordi Admind er godkendt til bankkommunikation, kan du samtidig sætte dine regninger til betaling, uden du behøver at logge ind i din netbank.

”Vi har arbejdet meget på at gøre bogføringsdelen så intuitiv som muligt, og samtidig bliver systemet mere og mere intelligent, for hver gang man bruger det. Det lagrer med andre ord oplysninger og genbruger dem. Ud fra alle bilag som er lagt ind, kan man ganske enkelt se en grøn markering for bilag, der er færdigbearbejdede, og mangler der en oplysning er bilaget markeret med rødt”, forklarer Martin Brandt så pædagogisk at selv en journalist kan forstå det.

Hvad der også kan være et mareridt for rigtig mange i forbindelse med bogføringen, er bankafstemningen. Men også det har Admind tænkt på.

”Vi tog egentlig udgangspunkt i, at mange finder det svært at forstå, at kredit er indtægter og debit er udgifter i kassekladden. Derfor har vi designet systemet, så man arbejder ud fra kontoudtoget, hvor + er plus og – er minus, i modsætning til i kassekladden, og dermed er det er lettere gennemskueligt”, forklarer Christian Sanggaard.

Momsindberetningen kan systemet også sørge for, hvad enten momsen skal betales månedligt, pr. kvartal eller årligt, og lige nu arbejdes der på, at bogføring af løn også automatiseres. 

I det hele taget, holder man øje med tendenserne i branchen og gør en indsats for at tilpasse sig dem. Bl.a. så man efter corona en tendens til, at flere og flere frisører vælger stoleleje frem for at være ansat i en salon. Det betød, at udviklerne hos Admind har tilpasset systemet, så flere frisører kan have en fælles kalender og hjemmeside, men med selvstændige regnskaber for hvert CVR-nummer.

”Vi kan skræddersy løsningerne til branchen. Det handler bare om, at man som virksomhed i beautybranchen plukker de lavthængende frugter, og selv gør de ting, der er lette at håndtere, så man på den måde sparer både tid og penge”, slutter Martin Brandt.

På Adminds hjemmeside www.admind.dk kan man finde kontaktoplysninger på en række revisorer og bogholdere – større og mindre virksomheder – der kan hjælpe med at gøre regnskabet færdigt, når man benytter Adminds bogføringssystem.